Работа в делегации — как организовать командировку для сотрудников

Деловые поездки и делегации становятся все более распространенной практикой во многих компаниях. Мы все чаще направляем сотрудников для обмена опытом с командой из другого филиала или для повышения квалификации на конференциях. Также это способ привлечь новых клиентов или установить правила сотрудничества между партнерами. Как организовать деловую поездку, чтобы она была эффективной и безопасной?

https://wugroup.ru/ru/about-us

Работа в делегации — как организовать командировку для сотрудников

Между понятием командировки и командировки существует много различий, которые влияют на то, как организована рабочая поездка. Командирование предполагает направление работника на работу в место, отличное от указанного в его трудовом договоре. Такая ситуация может возникнуть, когда, например, данный специалист закреплен за филиалом в другом городе, чтобы координировать работу команды или делиться своими знаниями. Для этого необходимо подписать приложение к договору.

Командировка – это просто командировка, заказанная работодателем. Например, это может быть конференция в другом городе или стране. Командировка – это команда, адресованная работнику. Для большей формальности даже в этом случае может быть составлено письмо, в котором будут указаны цель, дата и место такого выезда. Это входит в должностные обязанности.

Работа в командировке или командировке — как это организовать

Основой грамотно организованной деловой поездки или делегации является умелое планирование, которое в самом начале предполагает определение цели поездки. При делегировании работника мы должны четко делегировать его обязанности и обеспечить проживание и транспорт.

Лучше всего выбрать отель, из которого ему будет легко добраться до места проведения, например, конференции или второго филиала компании. Стоит заранее уточнить условия проживания и убедиться, что помещение позволяет комфортно работать и отдыхать после выполнения обязанностей. Сотрудник должен быть заблаговременно проинформирован обо всех датах: выезда и приезда, возвращения к месту жительства, дополнительных встреч или часов, когда проходит конференция или обучение. Как еще следует подготовить сотрудника к командировке?

Командировка – как к ней подготовить сотрудников

Чтобы командировка была эффективной и принесла желаемый эффект — например, повышение квалификации, передачу знаний или достижение компромисса с деловым партнером или клиентом, — сотрудник должен прежде всего знать ее цель и свои обязанности. Не забудьте предоставить ему все необходимые документы или снарядить снаряжением, соответствующим характеру поездки. Служебный телефон, ноутбук или планшет позволят не только свободно общаться, но и работать вне офиса. Также стоит попросить отчет о конференции или собрании и отчет о результатах работы в самом начале.

Сотрудник также должен знать о способе финансирования командировочных расходов и о размерах, на которые он имеет право. Перед отъездом лучше развеять все сомнения. Также стоит упомянуть во время организационной беседы, что не входит в туристический рацион.

Мы также часто забываем предупредить сотрудника об угрозах, которые могут возникнуть во время поездки. Находясь в командировке, мы работаем в общественных местах: конференц- и лекционных залах, кафе и ресторанах, вокзалах, аэропортах или холлах гостиниц. Мы получаем деловую почту на смартфоне, просматриваем документы на планшете или выполняем обязанности на ноутбуке. Таким образом, мы рискуем так называемым снупинг, то есть кража визуальных данных. Мы не осознаем, что раскрываем информацию — часто конфиденциальную — посторонним. Среди них может быть преступник, который будет их эксплуатировать. Каковы последствия этого? Как защитить сотрудника, который работает во время командировки?

Проверьте, какие угрозы для вашей компании связаны с работой в общественных местах или в командировках >>

Работа на ходу — сделайте ее безопасной

Утечка данных может не только угрожать интересам компании, но и повлечь юридические последствия. 25 мая 2018 г. изменились правила польского Закона о защите персональных данных GIODO. Вступил в силу Общий регламент по защите данных (GDPR), согласно которому каждый субъект, обрабатывающий персональные данные, должен заботиться об их безопасности.

Он предполагает техническую защиту от: уничтожения, несанкционированного изменения и доступа, а также определяет право физического лица на управление своими данными, что должно рассматриваться как его интерес. Это означает, что компания несет полную ответственность за любые персональные данные, которыми она распоряжается. Если она не сможет их защитить, ей грозит финансовая ответственность. Штрафы могут составить до 20 миллионов евро или 4% от выручки за предыдущий год.

Поэтому, если мы хотим избежать таких последствий, мы должны ввести правила защиты персональных данных в нашей компании и провести обучение сотрудников. Перед любыми командировками сотрудники также должны быть особенно предупреждены о риске визуальной кражи. Он должен осознавать опасности, которые могут подстерегать его в любом общественном месте, и обращать внимание на свое окружение. Также важно, чтобы он не оставлял компьютер разблокированным и не использовал незащищенные сети Wi-Fi.

 

 

 

More from my site

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *